Cum te asiguri ca eviti orice sanctiune din partea ITM-ului, atunci cand gestionezi dosarele de personal ale angajatilor tai? Nu este suficient ca documentele sa fie semnate si pastrate in folderele sau in dosarele angajatilor. La verificari, autoritatile compara documentele din dosarele de personal cu informatiile inregistrate in REGES Online, iar diferentele apar mai des decat ai crede. Gestionarea dosarelor de personal in REGES Online presupune administrarea corecta a datelor contractuale ale angajatilor si respectarea termenelor legale de raportare in Registrul General de Evidenta a Salariatilor. Pentru a te asigura ca toate datele tale despre angajati sunt corect inregistrate in Reges Online, incepe cu solicitarea unui audit dosare de personal.
Iata ce avantaje iti aduce si de ce merita sa lucrezi cu Smartemp!
De ce este util un audit dosare de personal
In multe companii, dosarele de personal pare in regula la prima vedere: exista contracte, acte aditionale, fise de post, totul pare arhivat.
Problema apare cand verifici daca toate aceste documente spun acelasi lucru.
Foarte des apar situatii precum aceasta: fisa de post nu este updatata, desi rolul s-a schimbat; o modificare de salariu apare intr-un document, dar nu este corelata peste tot; iar dosarele nu au aceeasi structura de la un angajat la altul.
Auditul dosarelor de personal nu complica lucrurile. Doar arata foarte clar:
- ce documente exista
- ce documente lipsesc
- ce documente nu sunt corelate
De ce conteaza auditul dosarelor de personal in contextul REGES online si transparentei salariale
In momentul in care datele despre angajati sunt raportate oficial in Reges Online si pot fi verificate, diferentele dintre documente devin mai importante.
Nu mai este vorba doar despre organizare interna, ci despre coerenta intre: ce scrie in documente, ce este inregistrat si ce exista in realitate in companie.
In acelasi timp, transparenta salariala pune presiune pe explicarea diferentelor de salariu si rol. Aceste diferente trebuie sustinute de documente coerente, nu doar de practica interna.
Unde intervine Smartemp si de este important sa lucrezi cu o companie cu experienta
Echipa Smartemp, cu o experienta de peste 14 ani in leasingul și administrarea de personal, intelege ca tranzitia la Reges Online si la transparenta salariala poate fi coplesitoare. De aceea, venim in sprijinul tau cu o gama completa de servicii HR, pentru ca tu sa te ocupi de business, iar noi – de partea administrativa.
Auditul realizat dee echipa Smartemp inseamna:
- verificarea fiecarui dosar de personal
- identificarea documentelor lipsa sau incomplete
- corelarea intre contract, acte aditionale si fisa de post
- verificarea corespondentei dintre documente si evidenta interna
- semnalarea diferentelor care pot crea riscuri la control
„In contextul actual, problema nu mai este daca exista documente ale angajatilor, ci daca ele sunt coerente intre ele si cu datele din Reges Online. Auditul dosarelor de personal ajuta companiile sa vada aceste necorelari si sa le corecteze inainte ca ele sa devina probleme reale”, spune Mariana Vaida, CEO Smartemp.
Iata ce avantaje iti aduce colaborarea cu Smartemp pentru audit dosare de personal:
Verificam fiecare dosar de personal
Ne ocupam de analiza fiecarui dosar de personal in mod individual, pentru a avea o imagine completa si reala asupra fiecarui angajat din companie.
Parcurgem intreg istoricul relatiei de munca, de la momentul angajarii pana in prezent, si analizam modul in care documentele au fost generate, actualizate si corelate in timp.
In aceasta etapa, urmarim in mod concret daca:
- documentele reflecta corect evolutia profesionala a angajatului
- modificarile succesive sunt vizibile si coerente
- informatiile din dosar pot fi corelate usor cu datele din REGES Online
Obiectivul este sa intelegem nu doar ce documente exista, ci si cum se leaga toate informatiile intre ele.
Identificam documentele lipsa sau incomplete
Ne asiguram ca fiecare dosar de personal este complet din punct de vedere al documentelor necesare si relevante.
In cadrul auditului, analizam atent fiecare dosar si identificam situatiile in care:
- anumite documente lipsesc din evidenta digitala
- documentele existente nu sunt actualizate la nivelul modificarilor intervenite
- exista informatii partiale care nu mai sustin situatia actuala a angajatului
Aceasta etapa este esentiala pentru ca multe riscuri nu apar din documente inexistente, ci din documente incomplete sau neactualizate la timp.
Corelam contractul, actele aditionale si fisa de post
Analizam in detaliu coerenta dintre documentele care definesc relatia de munca si evolutia acesteia in timp.
Verificam daca:
- fiecare modificare contractuala este sustinuta de acte aditionale corespunzatoare si complet corelate
- fisa de post reflecta in mod real responsabilitatile actuale ale angajatului
Aceasta corelare este esentiala pentru a elimina situatiile in care documentele exista, dar nu mai sunt sincronizate intre ele sau cu realitatea operationala.
Verificam corespondenta dintre documente si evidenta din REGES Online
Facem o analiza comparativa intre documentele oficiale si datele din REGES Online.
Ne asiguram ca:
- informatiile din contracte si acte aditionale sunt mentionate corect in REGES Online
- modificarile operate intern sunt sustinute de documente valide si actualizate
- nu exista diferente intre datele raportate oficial si cele utilizate intern in HR
Aceasta etapa este critica intr-un context in care datele sunt centralizate si usor de verificat, iar orice necorelare devine imediat vizibila in cazul unui control sau al unei verificari.
Asiguram control mai bun asupra concediilor si absentelor
Un alt avantaj important al auditului este clarificarea modului in care sunt gestionate concediile si absentele angajatilor.
Chiar daca informatiile exista in sistemele interne si in REGES Online, in practica apar frecvent diferente intre:
- concediile aprobate si cele inregistrate
- concediile fara plata sau medicale si documentele justificative aferente
Auditul verifica daca aceste informatii sunt corelate intre ele si daca fiecare tip de absenta este sustinut de documentul corect.
Crestem gradul de pregatire pentru transparenta salariala
In contextul transparentei salariale, companiile trebuie sa poata explica mai clar diferentele dintre roluri, responsabilitati si niveluri de salarizare.
Problemele apar de multe ori din lipsa unei coerente in documente:
- modificari succesive de salariu care nu sunt usor de justificat
- diferente intre respponsabilitaatile rolului si descrierea din fisa de post
- evolutii de pozitie care nu sunt documentate complet. Schimbarea rolului unui angajat de-a lungul timpului (promovari, schimbari de functie, modificari de responsabilitati sau treceri intre departamente) nu este sustinuta integral de documente aferente fiecarei etape, astfel incat parcursul profesional nu poate fi urmarit clar, in baza unui istoric complet si corect documentat.
Semnalam diferentele care pot genera riscuri la control
La finalul auditului, centralizam toate neconcordantele identificate si le prezentam intr-o forma clara, structurata si usor de inteles.
Ne concentram in special pe situatii precum:
- diferente intre documente si datele raportate in REGES Online
- lipsa documentelor justificative pentru modificari contractuale sau salariale
- inconsistente intre versiunile succesive ale aceluiasi document
- date incomplete care nu pot sustine clar evolutia unui angajat
Nu ne limitam la identificare, ci ajutam compania sa inteleaga unde exista vulnerabilitati reale si cum pot fi corectate inainte de un control sau o verificare oficiala.
Scrie-ne la office@smartemp.ro pentru o oferta personalizata de audit al dosarelor de personal.
Conclusion
Auditul dosarelor de personal inseamna, in primul rand, control real asupra informatiilor despre angajati, pentru ca datele care exista in Reges Online sa poata poate fi sustinute oricand prin documente clare si corelate.
Este un proces care ajuta la reducerea incertitudinilor acumulate in timp, la eliminarea neconcordantelor si la aducerea tuturor documentelor intr-o structura unitara, usor de urmarit si de verificat.
In practica, inseamna mai putine situatii in care trebuie sa verifici „din mers” istoricul unui angajat si mai multa siguranta ca informatiile pe care te bazezi sunt corecte si coerente.
Cu sprijinul unei echipe specializate, precum Smartemp, auditul dosarelor de personal devine un instrument de lucru care iti simplifica administrarea datelor despre angajati si iti consolideaza controlul asupra proceselor administrative.
Citeste si alt articol despre audit dosare de personal:
Why is an HR audit of employee files important right now? Discover the benefits with Smartemp!