2025 este anul marcat de prudenta in business, in care poate ai redus numarul de joburi si cheltuielile cu personalul, iar principala preocupare este cum poti face mai mult cu mai putin in contextul actual. Te intrebi probabil cum poti avea numarul optim de angajati cand activitatea creste in business, dar fara sa creezi costuri pe termen lung? Incepe prin a te documenta si prin a descoperi ce solutii au alti angajatori aflati in aceeasi situatie ca tine. Afla solutiile de la conferinta HR Insights Forum 2025!
Cel mai recent raport HR Insights, realizat de Asociatia Furnizorilor de Servicii de Resurse Umane (AFSRU) arata ca prioritatile in business pentru top si middle manageri, dar si pentru specialisti sunt: adaptarea la noile conditii ale mediului economic (58%), digitalizarea proceselor/implementarii AI (53%) si viteza de adaptare la nevoile de schimbare ale clienților (50%).
Care sunt cele mai mari provocari in business? Implicarea si motivarea angajatilor (63%), retentia (54%) si achizitia de talente (54%). Ce solutii au companiile pentru a acoperi nevoia de personal temporar? 39% dintre companii folosesc resurse interne, iarr 31% - recomandări interne. Doar 24% dintre companii lucreaza cu un agent de munca temporara in 2025, conform raportului HR Insights.
In acest context in care angajatorii cauta solutii pentru a se adapta la conditiile din mediul economic si pentru a mentine colegii motivati:
- ce solutii concrete ai pentru a-ti optimiza costurile in business?
- cum motivezi oamenii cand bugetele scad?
- ce asteptari are Generatia Z de la viitorul angajator?
- si care ar trebui sa fie rolul HR-ului in contextul actual?
La aceste intrebari a raspuns Mariana Vaida, CEO Smartemp, intr-un interviu premergator conferintei HR Insights Forum.
Cum pot fi eficientizate costurile unei companii fara a renunta la oameni?
Cand vorbesc cu managerii din productie sau retail, primul lucru pe care mi-l spun este: «Nu mai avem cum sa reducem costurile fara sa afectam oamenii». Aceasta afirmatie reflecta presiunea cu care se confrunta multe companii, insa realitatea este ca exista solutii — acestea implica flexibilitate, nu austeritate.
Observam o presiune tot mai mare pe bugete, mai ales in industriile cu marje mici — retail, transport si logistica, productie si asamblare, agricultura sau HoReCa. In acest context, companiile trebuie sa gaseasca metode prin care sa-si reduca costurile fara a afecta performanta echipelor si moralul angajatilor.
Una dintre cele mai eficiente strategii este outsourcingul unor procese administrative, cum ar fi payroll-ul sau administrarea personalului. Prin externalizarea acestor activitati, organizatiile obtin economii reale si pot concentra resursele interne pe activitati strategice.
Raportul PwC „Workforce Expectations and Challenges Romania 2024” arata ca digitalizarea si externalizarea activitatilor de administrare a personalului pot reduce cu 20–25% costurile recurente. Nu e doar teorie: avem clienti care au redus semnificativ costurile administrative si au crescut viteza de integrare a colegilor noi. Managerii au simtit diferenta imediat: mai putina birocratie si mai mult focus pe clienti.
De asemenea, digitalizarea proceselor repetitive, precum automatizarea pontajului, semnatura electronica sau platformele de onboarding, reduce timpii de lucru si erorile. Studiul McKinsey HR Monitor 2025 arata ca firmele care digitalizeaza fluxurile HR reduc cu pana la 30% timpul neproductiv si imbunatatesc experienta angajatilor.
Pentru a optimiza costurile cu administrarea recrutarii si a personalului, Smartemp a lansat oferta Smartemp FlexWork – un pachet complet care acopera toate etapele angajarii temporare. Astfel, oferim suport atat angajatorilor, cat si angajatilor. Incepem prin publicarea si promovarea anuntului de recrutare, realizam screening-ul CV-urilor si interviurile, apoi prezentam angajatorului cei mai potriviti candidati.
Odata ce am ales candidatii, ne asumam intreaga parte administrativa: redactam si gestionam contractele de munca si actele aditionale, oferim consultanta legala si asistenta pentru prelungirea contractelor sau pentru angajare directa. Integrarea angajatilor in echipa este la fel de importanta, iar aici oferim angajatorilor suport constant. Fiecare persoana primeste informatiile necesare despre regulamentele interne, politici si proceduri, are acces la o linie HR dedicata, iar echipa Smartemp monitorizeaza adaptarea angajatilor pe toata durata colaborarii.
Pe langa aceste servicii incluse, FlexWork aduce angajatorilor si beneficii suplimentare. Oferim un ghid digital gratuit despre gestionarea legala a muncii temporare, o reducere de 10% la costurile administrative pentru contractele de lunga durata (minimum 10 angajati) si optiunea „Try & Hire”, care permite transformarea colaborarii temporare intr-o angajare permanenta. La cerere, putem oferi si servicii aditionale, precum rapoarte de feedback sau training operational pentru personalul temporar.
Totusi, optimizarea costurilor nu se rezuma doar la managementul resurselor umane. Tot mai multe companii descopera ca parteneriatul – cu alte firme, angajati, furnizori sau clienti – poate deveni o sursa majora de eficienta si crestere. Vedem organizatii care aleg sa colaboreze in loc sa concureze: fie prin fuziuni sau achizitii ale unor jucatori mai mici din acelasi domeniu, fie prin asocieri strategice care creeaza valoare comuna.
Un exemplu recent este cel al unui lant de cafenele care s-a asociat cu o companie de turism si ofera vacante tematice direct in cafenele – un model care extinde businessul, reduce costurile de marketing si creste loialitatea clientilor. Acesta este, de fapt, spiritul noii economii: parteneriatul ca instrument de eficienta.
O alta solutie pentru eficientizarea costurilor fara a renunta la oameni este flexibilizarea fortei de munca. In loc de restructurari, companiile pot adopta solutii flexibile – munca temporara, part-time sau freelancing – care permit ajustarea costurilor in functie de volumul de activitate. In industriile cu sezonalitate, aceste formule devin instrumente de echilibru, nu de compromis.
Optimizarea costurilor nu inseamna taieri, ci inteligenta in alocarea resurselor. Investitia in oameni, tehnologie si parteneriate este cea care genereaza eficienta si stabilitate pe termen lung.
Investitia in formarea oamenilor este o metoda de optimizare a costurilor si crestere a rezultatelor in business?
Companiile care reinvestesc economiile in programe de formare interna, digital upskilling sau well-being obtin nu doar stabilitate financiara, ci si performanta sustenabila. Presiunea pe bugete este uriasa acum, dar succesul nu mai vine din taiere de costuri. Vine din formare, colaborare, integrarea tehnologiei si capacitatea de a construi parteneriate – intre companii, intre angajatori si angajati, intre brand si client.
Cum pot fi dezvoltate talentele interne si integrati proaspetii absolventi?
Multi angajatori spun: «Nu mai gasim oameni, dar nici nu putem creste mereu salariile». Eu le spun ca aici avem doua directii clare. In primul rand, putem investi in oamenii pe care ii avem deja. Studiile arata ca 87% dintre angajati sunt dispusi sa se adapteze la schimbari si vor sa invete lucruri noi. Dezvoltarea interna reduce costurile de recrutare si creste retentia, pentru ca oamenii raman acolo unde simt ca au un traseu de cariera clar. Am vazut exemple concrete: angajatii din depozit au fost formati pentru roluri de supervizare, ceea ce a redus costurile si a crescut loialitatea.
Cand vorbim despre solutii concrete pentru dezvoltarea talentelor interne, recomand abordari practice: programe de cross-training si rotatie interna permit angajatilor sa invete si alte roluri din organizatie, astfel acoperim nevoi temporare fara a recurge la recrutare externa. Mentoratul intern functioneaza la fel de natural: seniorii devin formatori pentru colegii noi, transferand know-how-ul acumulat. E o solutie cu cost minim, dar impact mare, pentru ca accelereaza integrarea si intareste cultura organizationala. Formarea digitala, in module scurte, integrate in ritmul de lucru, este o alta metoda eficienta – costurile sunt mici, iar efectul asupra competentelor si motivatiei angajatilor este semnificativ.
A doua directie este integrarea tinerilor. Desi multi angajatori se tem ca absolventii nu au experienta, uitam ca vin cu dorinta de a invata si cu costuri salariale mai reduse decat seniorii. Daca ii formam inca de la inceput in cultura noastra, avem sanse reale sa ii pastram pe termen lung.
Eu recomand programe de internship structurate, cu finalitate clara – nu e suficient sa aduci stagiari; e nevoie de plan de formare, mentor dedicat si traseu de evolutie dupa terminarea programului. In medie, companiile care aplica aceasta abordare au o rata de retentie de peste 60%.
Pe langa internshipuri, colaborarea cu universitati si licee tehnice este foarte valoroasa. Astfel construim o baza de talente pe termen lung. In unele cazuri, este nevoie de burse, echipamente sau mentorat profesorilor pentru a forma tinerii. Programele „Train & Hire” functioneaza simplu: companiileinvestesc intr-o formare scurta, de 1–3 luni, iar apoi angajeaza tinerii formati. Este o investitie mica, dar impactul in retentie este mare.
Generatia Z invata rapid, dar are nevoie de flexibilitate. De aceea, combinam microlearning-ul digital cu sesiuni practice sau shadowing, ceea ce accelereaza adaptarea si reduce perioada de integrare cu 30–40%.
Este esential sa cream o cultura de feedback si mentorat: tinerii apreciaza feedbackul constant mai mult decat salariul initial. Organizarea unor sesiuni lunare de feedback si accesul la un mentor intern cresc implicarea si loialitatea. In plus, pachetele de beneficii relevante – accesul la cursuri online, abonamente de transport, programe de voluntariat sau flexibilitate in program – sunt apreciate de tineri si conteaza in decizia de a-si alege viitorul job.
Care sunt asteptarile generatiei Z de la viitorul job?
Tinerii cauta sens si echilibru, nu doar un salariu. Vor un job care sa le respecte valorile si sa le permita echilibru intre viata profesionala si cea personala. Sunt foarte interesati de modelul de lucru hibrid, preferand 1–2 zile remote pe saptamana si apreciind autonomia in gestionarea timpului. Asteapta beneficii concrete – stagii, burse, decontare transport, program flexibil – si nu accepta automat conditiile impuse, ci negociaza de la inceput.
De asemenea, cauta oportunitati reale de dezvoltare personala si profesionala: stagii de practica, internshipuri si programe de formare continua. Vor sa invete constant si sa transfere abilitati intre domenii, cum ar fi comunicarea, gandirea critica si abilitatile digitale. Autenticitatea si transparenta angajatorilor conteaza, iar comunicarea directa, naturala, fara formalism excesiv, este esentiala pentru a-i motiva sa ramana la jobul actual.
Companiile pot reduce costurile fara sa renunte la oameni — cheia este flexibilitatea, nu austeritatea. Externalizarea si digitalizarea proceselor aduc economii reale si mai mult focus pe performanta.
Cum poate HR-ul sa redeseneze procesele pentru a optimiza costurile si a raspunde asteptarilor candidatilor si angajatilor?
HR-ul nu mai este doar un departament de suport, ci un partener strategic in business. Rolul sau este sa redeseneze procesele, sa elimine redundantele si sa aduca digitalizarea acolo unde conteaza cel mai mult – in recrutare, evaluare si payroll. Fie ca este HR intern sau HR pentru o companie de externalizare servicii, impactul sau este masurabil.
Preocuparile HR-ului ar trebui sa fie automatizarea sarcinilor repetitive, folosirea inteligentei artificiale in diferite etape ale recrutarii si angajarii pentru a reduce timpul de selectie si costul per angajare. Onboarding-ul digital si self-service-ul permit noilor colegi sa gaseasca rapid informatiile necesare, sa programeze concedii sau sa isi actualizeze datele fara emailuri inutile.
HR-ul are un rol important si in cultura organizationala, aducand empatie in echipa si adaptand beneficiile la nevoile reale ale angajatilor. Desi bugetele pentru beneficii au crescut cu 17% in 2024, adevarata valoare vine atunci cand HR-ul cere colegilor feedback si creeaza pachete flexibile si personalizate. Cross-training-ul si mentoratul intern sunt de asemenea esentiale, pentru ca oamenii invata unii de la altii si organizatia nu mai depinde permanent de recrutarea externa.
In cazul unei companii furnizoare de servicii de resurse umane, cum este BIA Human Capital Solutions si Smartemp, HR-ul devine partener pentru eficienta si flexibilitate, gestionand complet procesele administrative – recrutare, contracte, payroll, onboarding – astfel incat clientul sa se poata concentra pe business. In acelasi timp, HR-ul ofera consultanta strategica in legislatie si planificarea fortei de munca, devine vector al digitalizarii prin software-uri si platforme care reduc birocratia si erorile, si sustine cultura si retentia prin integrarea noilor angajati, training si feedback constant. Astfel, HR-ul nu mai are doar rol administrativ, ci devine extensia echipei clientului, aducand predictibilitate, eficienta si un mix de strategie si empatie.
What do you gain by working with SMARTEMP?
✔️ Ai servicii complete: recrutare, salarizare, administrare de pesonal
✔️ Avoid the need to invest in internal HR teams
✔️ Enjoy flexibility in adjusting your workforce
✔️ Gain budget predictability with zero hidden costs
✔️ Stay legally worry-free – SMARTEMP handles all compliance matters
✔️ Focus on your business, not on bureaucracy
Cere oferta personalizata la office@smartemp.ro sau la 0738 662 370
Surse pentru articolul despre optimizare costuri:
- Raportul HR Insights realizat de Asociatia Furnizorilor de Servicii de Resurse Umane (AFSRU) pentru conferinta HR Insights Forum. Studiul a fost realizat pe un esantion de 155 de respondenti, companii din sectorul privat care folosesc sau ar putea folosi munca temporara. Rolurile respondentilor: 45% - Top Managaement, 27% Middle Management, 28% - Specialisti. 61,5% sunt respondenti din companii cu peste 100 de angajati. Perioada de desfasurare a chestionarului online: august-octombrie 2025
- Raportul PwC „Workforce Expectations and Challenges Romania 2024”
- Studiul McKinsey HR Monitor 2025
Read also:
De ce e important sa creezi parteneriate in business pentru a depasi perioadele dificile
Cum sa recrutezi muncitori calificati in 2025: strategii care functioneaza cu adevarat
